Innováció: RPA és low-code használatával automatizál az Egyesült Királyság legnagyobb baromfi szállítója
A vállalat sikerét az határozza meg, hogy mennyire hatékony és produktív, illetve, hogy milyen a hozzáadott értéket és nem hozzáadott értéket tartalmazó munka aránya. Az utóbbi csökkentése érdekében a 2 Sisters Food Group, az Egyesült Királyság legnagyobb baromfi beszállítója, a szolgáltató központ folyamatainak automatizálása mellett döntött. Ez hatalmas lépés volt, hiszen a 2 Sisters egy olyan vállalat, amely több akvizíció végrehajtása révén nőtte ki magát egy mára 23 000 ezer főt foglalkoztató, az Egyesült Királyságban 42 telephelyen működő vállalattá.
Az automatizálás útját immár két éve járó 2 Sisters úttörőként tekinti magát a szolgáltató központok digitalizációja terén. Mindez az RPA és a low-code fejlesztések kombinációjának köszönhető.
A legtöbb feldolgozott szárnyas
A 2 Sisters szolgáltató központja a 42 telephely pénzügyi tranzakcióinak közel 80%-át dolgozza fel. Az automatizálást megelőzően a folyamatok többsége manuális és papír vagy Excel alapú volt, amely rengeteg időt és erőforrást igényelt. A fejlődéshez szükség volt a folyamatok digitalizálására és automatizálására. John Heeley, a 2 Sisters Automation Program menedzsere a részlege által felügyelt folyamatok értékelése után az egyik fő fejlesztendő területként az adatok ERP rendszerbe történő betáplálását határozta meg.
A probléma megoldására Heeley RPA platformot használt. A RPA (roboszoftver) megoldást nagy mennyiségű ismétlődő feladat elvégzésre fejlesztették ki. Az RPA szoftvert az adatok betáplálására és a hozzáadott értéket nem tartalmazó munka mennyiségének csökkentésére használták.
Az induláshoz jól strukturált adatokra és minőségi információkra van szükség. Az adat konzisztencia mellett az implementáció költéségét és sebességét is figyelembe kell venni ugyanis, ha ezek nem megfelelők, akkor hosszú és költséges a folyamat.
Heeley és csapata a csak a folyamat közepére fókuszált, arra, amit automatizálni akartak.
Az RPA értéke akkor realizálható igazán, ha a bemenő adatok letisztítottak és strukturáltak. A követelésekkel foglalkozó kollégák túlzottan sok időt töltöttek (napi 2,5 órát) az adatok Excel-be történő bevitelére, hogy abból majd a szoftverrobotok feldolgozzák az adatokat.
Heeley az üzleti folyamat optimalizálása érdekében az AuraQ-hoz fordult segítségül. AuraQ a Mendix partnereként segít az ügyfeleknek az üzleti folyamatokat bővítő alkalmazások fejlesztésében. Az AuraQ a Mendix Platform használatával olyan megoldást hozott létre a 2 Sisters csapatának, amely strukturálta a szoftver botok bejövő adatait.
A Mendix, mint alkalmazás réteg működik (üzleti folyamatok és felhasználói felületek), és az API-okon keresztül a régi rendszerekkel együttműködve végzik el az adatok tisztítását és strukturálását.
Az alkalmazás négy hét alatt került lefejlesztésre és az érték azonnal látható volt. Amint elkészült a Mendix alkalmazás, a 2 Sister napi szinten 2,5 órát takarított meg.
Az automatizálás nyújtotta érték
Az alkalmazás bevezetésének sikeressége további számlázással és követeléssel kapcsolatos tranzakciós folyamatok automatizálását vonta maga után. Az RPA és low-code használatával Heeley és csapata azóta 11 tranzakciós folyamatot automatizált. Hat hét leforgása alatt a 100%-os manuális működést 97% -os automatizált működésre fejlesztették. Az automatizálás pozitív eredményeket hozott a költségmegtakarítás területén, megnövekedett a hatékonyság és a nőtt a folyamatok minősége. A 2 Sisters évente 250 000 font megtakarítást becsül. A folyamatok közül három a Mendix Platform használatával épített adat strukturáló alkalmazásra támaszkodott. Ezek az adatok kinyerésére, elemzésére és tisztítására szolgáltak abból a célból, hogy a szűrt adatokat végül a botokba táplálják be.
Heeley csapata a Mendix használatával ügyfél átutalási értesítő sablonokat készített, amelyeket az ügyfelek kitöltve küldenek vissza a 2 Sisters-nek. Minden ügyfél egyedi sablonnal rendelkezik. A kitöltött sablonok adatait RPA bot-okba táplálják be. A 2 Sisters digitális csapata három hónap alatt 300 számla sablont hozott létre a Mendix Platform használatával. Mostanáig pedig 3100 sablon került létre hozásra a 2 Sisters szolgáltató központjában.
Az automatizálás bevezetése előtt a számlák 65%-át manuálisan kellett ellenőrizni, ami lelassította a folyamatot. Az új módszerrel azonban sikerült ezt sikerült 8%-ra redukálni.
Az automatizálás nemcsak a számlázási folyamatok gyorsította fel, hanem át is alakította a 2 Sisters szolgáltató központ alkalmazottainak a munkáját.
Kezdetben vonakodtak a 2 Sisters alkalmazottai attól, hogy munkájukat automatizálják, mára azonban ez teljesen beépült a folyamataikba és az újításoknak köszönhetően most több időt tölthetnek a költségek és a kiadások elemzésére, amely ténylegesen értéknövelt munka.
